优先建议用减少数据的方式来精简文件大小,例如把数据源和报表分离,或大报表拆分成多个小报表
如果文件还是很大的话,还有一个办法可以尝试:
把 Excel 文件另存为扩展名.xlsb 格式进行保存,保存后文件会马上变小一些,实现一秒瘦身!而且使用这种二进制格式保存文件,加载时间也会更快,这种格式文件还可以存储 VBA 代码的,和.xlsx 在日常使用上并无区别 。
但要注意 wps 中无法打开 xlsb 文件,或者这种格式一般无法上传到公司的系统中 。
以上这些情况,就是一些常见的启动慢的原因,逐步去排除,将可帮你解决 Excel 常见的启动慢问题 。
Excel 计算响应慢
启动 Excel 后,进入到工作表里,有时会出现响应慢的问题,相信大家深有感受 。我总结了一些常见原因,供大家参考:
跨工作簿引用公式
很多做商品的朋友,经常会有这种情况,例如商品档案表在一个文件,然后报表文件中是销售数据表,需要把商品的属性字段匹配过来,就经常用跨工作簿的公式 。
也要检查看是否存在一些有链接到其他工作簿或 Internet 临时文件的定义名称,名称中的跨工作簿公式也会让文件响应缓慢 。
这种跨工作簿公式更新是非常慢的,尽量不要使用!如果一定要用,匹配完成后,请把数据粘贴成值,可以保留第一行的公式,以便需要刷新的时候填充使用 。还有其他一些方案,就是用 PQ 或 SQL 去进行跨工作簿引用 。
使用了较多的易失性功能
易失性的意思,就是指导致每次 Excel 重新计算时,都会重新计算的功能或函数 。例如有时我们打开一个文件,明明没改动过内容,但 Excel 也会问你是否要保存,这种就是因为文件内有易失性功能或函数 。
**易失函数,**常见的例如 rand(),randbetween(),indirect(),offset(),cell(),info()等,这些建议不要过多地使用;或者不要过多地引用这些函数的值(即其他函数中引用了这些函数所在的单元格,也会导致重算)
易失功能,例如条件格式,在每次计算时 Excel 都需要评估条件格式,所以在条件格式中使用的任何公式,实际上都是易失的 。其他也有一些导致易失的功能,如自动筛选、调整行高,列宽等功能,当你进行这些操作时,都会导致公式重算 。
公式太多(或数组公式)
即使不是易失性函数,但因为文件内数据量过大,例如超过 5 万行的公式运算,当你要进行重算的时候,也会开始响应缓慢 。这时也可以用上面介绍的办法,尽量把一次重算后的单元格都粘贴成值,只保留顶行的公式,待有必要更新时,再双击快速填充公式即可 。
或者在你编辑过程中,先切换成手动计算模式,等你需要重算公式时,再手工按一下 F9 。
计算选项
同时我还有另一个建议是,请不要过多地在工作表里使用数组公式 。偶尔用一些简单的数组公式是可以的,还可以让写法更简洁,但如果你沉迷进去数组公式中,把公式越写越复杂,那么这种情况会导致计算过程中产生过多的冗余数据,影响响应速度!
而且写复杂的数组公式,也不方便自动扩展,维护起来很难,容易掉头发!如果你觉得一定要用数组公式才能解决的话,那你是时候开始学习 VBA、Power Query 了!
占用不必要的单元格
可以通过 Ctrl+End,可切换至本工作表中使用的最后一个单元格,看看是不是有不正常的情况,以验证表格的实际使用范围 。如果存在不正常使用的单元格,请整行或整列删除不正常使用的部分 。
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