个人任务管理工具工作任务管理工具( 二 ) _云知道

协作场景中，任务管理工具则主要通过优化信息同步的方式，实现效率提升。
（3）信息沉淀
“百度搜索之父”俞军，曾在其产品方法论中提到：

只有企业内部组织生产的效率由于市场提供同等产品的效率，企业才可持续。
企业积累的共同知识越多，企业内组织效率就越高。
共同知识是企业效率和核心竞争力的本源。

任务管理工具，在做“路线图”和“时间表”的过程中，积累了大量的共同知识，是见证企业运作的“活化石” ，更是积累共同知识和组织智慧的绝佳渠道。
二、任务管理工具如何助力组织智慧的沉淀与挖掘笔者最近负责的项目，是为一家投资公司设计任务管理工具。
投资公司的核心工作是信息加工。信息加工的质量，决定了其盈利的水平。
因此，投资机构对共同知识的积累有这样几个特点：
第一，擅长信息加工的天然优势。
作为高密度脑力劳动企业，投资公司的门槛，意味着其组织内的分析师、投资经理以及法务、咨询、PR等专业团队，会产生大量质量较高的信息。
第二，信息过载的天然劣势。
同样的原因，当信息增加的频率和量超过某个阈值时，对管理层、决策者形成信息过载，会降低企业运行效率。
正如上文所说，任务管理工具，在做“路线图”和“时间表”的过程中，积累了大量的共同知识，是见证企业运作的“活化石” ，更是积累共同知识和组织智慧的绝佳渠道。
因此，投资公司使用的任务管理工具，需要根据上述两个特点提供对应的方案，从而最大化用户在使用工具过程中的信息沉淀，实现共同知识积累与挖掘。
1. 优化信息录入场景大部分任务管理工具，以任务状态、优先级、时间设置等为重点功能。任务简介通常作为表单中的普通字段，未做突出。
针对投资公司的这款产品，则将notes设为了重点功能。一方面在迭代进程中优先上线，一方面不断丰富录入功能，如富文本、附件、语音等，允许1个任务中创建多个notes ，优化外源数据转入的体验。
这样的设计，为各团队在协作过程中产生的加工信息，提供了载体。
2. 对抗信息过载随着功能的使用，信息中很快出现了大量的、长篇的notes 。对于管理层、决策层来说，任务管理工具带来的效率提升，几乎被信息过载带来的跟进成本和决策成本冲击殆尽。针对这个问题，采取了这样几个优化方式：
① 在notes中增加“摘要”功能，要求提交者主动将信息进行精炼。阅读者视角，则通过折叠的形式，只展示“摘要部分” ，长篇信息作为可选择的阅读内容。
②提供“订阅“功能，允许阅读者决定关注的任务范围，并提供集中查看任务更新情况的Feeds页面。同时， “订阅”可以设置等级，即是否接收notes动态的推送，赋予用户主动把控信息量的能力。
③提供多类型视图。允许用户选择看板/列表视图，并设置列表显示的字段及顺序，使用户将有效信息最大密度地展现在视野范围内。