真实性是做好工程技术资料的灵魂 。不真实的资料会把我们引入误区，以致对工程施工产生误断 。必须坚决杜绝对原始记录采用“后补”造假的做法，如果一旦工程出了质量问题，不仅不能作为技术资料使用，反而造成工程技术资料错乱，以致误判，同时也不能为了取得较高的工程质量等级而使资料歪曲施工事实 。要求资料的整理必须实事求是、客观准确 。
准确性是做好工程技术资料的核心 。分部分项要划分准确，数据计算要准确，不随意的填写 。分项工程的质量评定填写应该规范化，符合质量检验评定标准的要求 。作为资料管理人员，一定要认真填写资料，确保资料准确、规范、合理 。
确保工程技术资料的完整性
不完整的技术内业资料将会导致片面性，不能系统地、全面地了解单位工程的质量状况 。不仅资料内容要填写完整，而且所涉及的数据要有据可循，现场原始资料要完整 。因此一份完整的施工资料不仅要有施工技术资料，还要有相应的试验资料和质量证明材料，及施工的测量放样资料，这三方面资料归类在一起，才能组成一个整体，使每一个构造物、每一份资料的数据都是有据可循的 。
确保工程技术资料的可追溯性
工程日志是工程施工全过程的重要记录，不仅如实反映了每天工程的施工情况，而且为以后工程出现安全、质量事故提供了详细的可追溯性的分析依据 。同时，在工程交付运营后也为站段维修提供了可靠的技术资料 。因此，工程日志填写的好坏直接关系着工程竣工交验是否顺利和设备的正常维修 。
做好房建工程资料管理的具体措施
(一)必须要做好工程资料的收集工作，确保及时记录 。工程资料反映的是房建工程的施工全貌，做好资料收集与整理才能还原整个房建施工过程 。在资料的收集过程中，必须要保证资料整理与整个施工进度的配套，避免在整个施工完成后再进行资料收集和整理，在资料整理中，要做好房建工程各个分项工程的资料整理，保存各个分项工程的原始记录，要保证资料内容之间的完整衔接 。为各分部工程的顺利验收奠定基础 。除了做好工程资料的跟踪收集之外，工程的技术人员还要定期对工程资料进行核对整理，检查其中是否存在有遗漏项目，如果有要及时核对补充，避免影响资料的完整性 。
(二)必须要规范记录工程资料，确保其规范化 。房建工程资料记录是有相应的要求的，如果不按要求记录，会造成各分项工程记格式上等的不一致，会影响整个工程资料的统一整理与归档 。因此，必须要资料管理人员掌握资料记录的标准和规范 。让他们采用标准规格的纸张进行记录，图纸也要采用国家标准图幅，;让他们采用统一的表格整理资料，对资料中的文字说明部分，要保证所使用的语言的规范性，并且不能随意涂抹更改，要保证字迹清晰;对资料中的图表部分，要保证图样的清晰 。
(三)建立工程资料管理制度 。在工程建设初期，建立完善的工程资料管理办法，使有关人员清楚管理工作的要求，在实际操作中按照要求严格执行，从而实现资料管理规范化 。当然，施工单位建立的工程资料规范化管理办法，必须具备统一的编制细则和要求，约束有关人员不良的工作行为，为实现工程资料管理规范化和科学化打好基础 。
(四)做好工程资料的技术交底工作 。技术交底是由管理人员根据工程的具体特点、目标要求、危险源判断而编写的，是指令性工作规范，因此必须保证文件的准确性、针对性、统一性等 。主要内容包括正确识别工程危险源，采取具体防范安全措施;操作工序标准与规范;事故发生后的应急救援措施 。必须实行分层次交底工作，避免一个工程只有一次交底，书面记录资料应该由安全部门和工程部门共同保存 。同时要严格审核签字手续，绝不允许替签、代签，保证资料的真实可靠性 。
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