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归档文件整理规则，求文件共享服务器的管理规则( 二 )

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【归档文件整理规则，求文件共享服务器的管理规则】

归档文件整理规则，求文件共享服务器的管理规则


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。3.6物理归档physicalfiling指把 电子文件（3.1） 集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程 。3.7真实性authenticity指对 电子文件(3.1) 的内容、结构和 背景信息（3.3） 进行鉴定后，确认其与形成时的原始状况一致 。3.8完整性integrity指 电子文件（3.1） 的内容、结构、 背景信息（3.3） 和 元数据（3.4 ）等无缺损 。3.9有效性utility指 电子文件（3.1） 应具备的可理解性和可被利用性，包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性等 。3.10捕获capture指对 电子文件（3.1） 进行实时收集和存储的方法与过程 。3.11迁移migration指将源系统中的 电子文件（3.1） 向目的系统进行转移存储的方法与过程 。4总则4.1电子文件自形成时应有严格的管理制度和技术措施，确保其真实性、完整性和有效性 。4.2应对电子文件的形成、收集、积累、鉴定、归档等实行全过程管理与监控，保证管理工作的连续性 。4.3应明确规定电子文件归档的时间、范围、技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、被操作数据、检测数据等要求，保证归档电子文件的质量 。4.4归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时，应在内容、相关说明及描述上保持一致 。4.5具有永久保存价值的文本或图形形式的电子文件，如没有纸质等拷贝件，必须制成纸质文件或缩微品等 。归档时，应同时保存文件的电子版本、纸质版本或缩微品 。4.6应保证电子文件的凭证作用，对只有电子签章的电子文件，归档时应附加有法律效力的非电子签章 。5电子文件的真实性、完整性和有效性保证5.1应建立规范的制度和工作程序并结合相应的技术措施，从电子文件形成开始不间断地对有关处理操作进行管理登记，保证电子文件的产生、处理过程符合规范 。5.1.1登记处理过程中相互衔接的各类责任者（如起草者、修改者、审核者、签发者等） 。5.1.2登记处理过程中的各类操作者（打字者、发文者、收文者、存储管理者等） 。5.1.3登记处理过程中产生的责任凭证信息（批示、签名、印章、代码等） 。5.1.4登记电子文件传递、交接过程中的其他标识 。5.2应采取可靠的安全防护技术措施，保证电子文件的真实性 。5.2.1建立对电子文件的操作者可靠的身份识别与权限控制 。5.2.2设置符合安全要求的操作日志，随时自动记录实施操作的人员、时间、设备、项目、内容等 。5.2.3对电子文件采用防错漏和防调换的标记 。5.2.4对电子印章、数字签署等采取防止非法使用的措施 。5.3应建立电子文件完整性管理制度并采取相应的技术措施采集背景信息和元数据 。5.4应建立电子文件有效性管理制度并采取相应的技术保证措施 。5.5电子文件的处理和保存应符合国家的安全保密规定，针对自然灾害、非法访问、非法操作、病毒侵害等采取与系统安全和保密等级要求相符的防范对策，主要有：网络设备安全保证；数据安全保证；操作安全保证；身份识别方法等 。6电子文件的收集与积累6.1收集积累要求6.1.1记录了重要文件的主要修改过程和办理情况，有查考价值的电子文件及其电子版本的定稿均应被保留 。正式文件是纸质的，如果保管部门已开始进行向计算机全文的转换工作，则与正文件定稿内容相同的电子文件应当保留，否则可根据实际条件或需要，确定是否保留 。6.1.2当公务或其他事务处理过程只产生电子文件时，应采取严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动 。同时应随时对电子文件进行备份，存储于能够脱机保存的载体上 。6.1.3对在网络系统中处于流转状态，暂时无法确定其保管责任的电子文件，应采取捕获措施，集中存储在符合安全要求的电子文件暂存存储器中，以防散失 。6.1.4对用文字处理技术形成的文本电子文件，收集时应注明文件存储格式、文字处理工具等，必要时同时保留文字处理工具软件 。文字型电子文件以XML、RTF、TXT为通用格式 。6.1.5对用扫描仪等设备获得的采用非通用文件格式的图像电子文件，收集时应将其转换成通用格式，如无法转换，则应将相关软件一并收集 。扫描型电子文件以JPEG、TIFF为通用格式 。6.1.6 对用计算机辅助设计或绘图等设备获得的图形电子文件，收集时应注明其软硬件环境和相关数据 。6.1.7 对用视频或多媒体设备获得的文件以及用超媒体链结技术制作的文件，应同时收集其非通用格式的压缩算法和相关软件 。视频和多媒体电子文件以MPEG、AVI为通用格式 。6.1.8 对用音频设备获得的声音文件，应同时收集其属性标识、参数和非通用格式的相关软件 。音频电子文件以WAV、MP3为通用格式 。6.1.9 对通用软件产生的电子文件，应同时收集其软件型号、名称、版本号和相关参数手册、说明资料等 。专用软件产生的电子文件原则上应转换成通用型电子文件，如不能转换，收集时则应连同专用软件一同收集 。6.1.10 计算机系统运行和信息处理等过程中涉及的与电子文件处理有关的参数、管理数据等应与电子文件一并收集 。6.1.11 对套用统一模板的电子文件，在保证能恢复原形态的情况下，其内容信息可脱离套用模板进行存储，被套用模板作为电子文件的元数据保存 。6.1.12 定期制作电子文件的备份 。6.2电子文件的登记6.2.1 每份电子文件均应在《电子文件登记表》中登记（见附录A的表A.1和表A.2） 。6.2.2 电子文件登记表应与电子文件同时保存 。6.2.3 电子文件登记表如果制成电子表格，应与电子文件一同保存，永久保存的电子表格应附有纸质等拷贝件并与相应的电子文件拷贝一起保存 。6.2.4 电子文件稿本代码：M——草稿性电子文件；U——非正式电子文件；F——正式电子文件 。6.2.5 电子文件类别代码：T——文本文件；I——图像文件；G——图形文件；V——影像文件；A——声音文件；O——超媒体链结文件；P——程序文件；D——数据文件 。7电子文件的归档7.1归档要求文件形成部门或信息管理部门应定期把经过鉴定符合归档条件的电子文件向档案部门移交，并按档案管理要求的格式将其存储到符合保管期限要求的脱机载体上 。7.2鉴定7.2.1电子文件的鉴定工作，应包括对电子文件的真实性、完整性、有效性的鉴定及确定密级、归档范围和划定保管期限 。7.2.2归档前应由文件形成单位按照规定的项目对电子文件的真实性、完整性和有效性进行检验，并由负责人签署审核意见，检验和审核结果填入《归档电子文件移交、接收检验登记表》（见附录A的表A.3） 。如果文件形成单位采用了某些技术方法保证电子文件的真实性、完整性和有效性，则应把其技术方法和相关软件一同移交给接收单位 。7.2.3电子文件的归档范围参照国家关于纸质文件材料归档的有关规定执行，并应包括相应的背景信息和元数据 。7.2.4电子文件保管期限和密级的划分工作，参照国家关于纸质文件材料密级和保管期限的有关规定执行 。电子文件的背景信息和元数据的保管期限应当与内容信息的保管期限一致 。应在电子文件的机读目录上逐件标注保管期限的标识 。7.3归档时间逻辑归档可实时进行，物理归档应按照纸质文件的规定定期完成 。7.4检测在进行电子文件归档工作时，应对归档电子文件的基本技术条件进行检测，检测内容包括：硬件环境的有效性，软件环境的有效性及其信息记录格式、有无病毒感染等 。7.5归档电子文件的归档，按照鉴定标识进行 。电子文件的归档可分两步进行，对实时进行的归档先做逻辑归档，然后定期完成物理归档 。归档时，应充分考虑电子文件的技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、被操作数据、检测数据等技术因素 。7.5.1逻辑归档将电子文件的管理权从网络上转移至档案部门，在归档工作中，存储格式和位置暂时保持不变 。7.5.2物理归档7.5.2.1凡在网络中予以逻辑归档的电子文件，均应定期完成物理归档 。7.5.2.2把带有归档标识的电子文件集中，拷贝至耐久性好的载体上，一式3套，一套封存保管，一套供查阅使用，一套异地保存 。对于加密电子文件，则应在解密后再制作拷贝 。7.5.2.3本标准推荐采用的载体，按优先顺序依次为：只读光盘、一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘等 。不允许用软磁盘作为归档电子文件长期保存的载体 。7.5.2.4存储电子文件的载体或装具上应贴有标签，标签上应注明载体序号、全宗号、类别号、密级、保管期限、存入日期等，归档后的电子文件的载体应设置成禁止写操作的状态 。7.5.2.5特殊格式的电子文件，应在存储载体中同时存有相应的查看软件 。7.5.2.6将相应的电子文件机读目录、相关软件、其他说明等一同归档，并附《归档电子文件登记表》（见附录A的表A.4和表A.5）归档电子文件应以盘为单位填写《归档电子文件登记表》首页（见附录A的表A.4），以件为单位填写续页（见附录A的表A.5） 。7.5.2.7对需要长期保存的电子文件，应在每一个电子文件的载体中同时存有相应的机读目录 。7.5.2.8归档完毕，电子文件形成部门应将存有归档前电子文件的载体保存至少1年 。8归档电子文件的整理8.1归档电子文件的整理按DA/T 22规定的要求进行 。8.2归档电子文件以件为单位整理 。8.3同一全宗内的电子文件按照年度—保管期限—机构（问题）或保管期限—年度—机构（问题）等分类方案进行分类 。8.4按电子文件类别代码相对集中组织存储载体 。8.5电子文件的著录应参照DA/T18进行著录，同时按照保证其真实性、完整性和有效性的要求补充电子文件特有的著录项目和其他标识（参见本标准第5章中列举的责任者、操作者、背景信息、元数据等） 。8.6将著录结果制成机读目录和纸质目录 。9归档电子文件和移交、接收与保管9.1移交、接收与保管要求对归档电子文件，应按有关规定进行认真检验 。在检验合格后将其如期移交至档案馆等档案保管部门，进行集中保管 。在已联网的情况下，归档电子文件的移交和接收工作可在网络上进行，但仍需履行相应的手续 。9.2移交、接收检验9.2.1文件形成单位在移交电子文件之前，档案保管部门在接收电子文件之前，均应对归档的每套载体及其技术环境进行检验，合格率达到100%时方可进行交接 。9.2.2检验项目如下：——载体有无划痕，是否清洁；——有无病毒；——核实归档电子文件的真实性、完整性、有效性检验及审核手续；——核实登记表、软件、说明资料等是否齐全；——对特殊格式的电子文件，应核实其相关的软件、版本、操作手册等是否完整 。检验结果分别由移交单位、接收单位填入《归档电子文件移交、接收检验登记表》（见附录A的表A.3）的相应栏目 。9.2.3档案保管部门应按照要求及检验项目对归档电子文件逐一验收 。对检验不合格者，应退回形成单位重新制作，并再次对其进行检验 。9.3移交手续档案保管部门验收合格，完成《归档电子文件移交、接收检验登记表》（见附录A的表A.3）的填写，签字、盖章环节 。登记表一式2份，一份交电子文件形成单位，一份由档案保管部门自存 。9.4保管要求归档电子文件的保管除应符合纸质档案的要求外，还应符合下列条件：a)归档载体应作防写处理 。避免擦、划、触摸记录涂层 。b)单片载体应装盒，竖立存放，且避免挤压 。c)存放时应远离强磁场、强热源，并与有害气体隔离 。d)环境温度选定范围：17℃~20℃；相对温度选定范围：35%~45% 。归档电子文件在形成单位的保管，也应参照上述条件 。9.5有效性保证9.5.1归档电子文件的形成单位和档案保管部门每年均应对电子文件的读取、处理设备的更新情况进行一次检查登记 。设备环境更新时应确认库存载体与新设备的兼容性；如不兼容，应进行归档电子文件的载体转换工作，原载体保留时间不少于3年，保留期满后对可擦写载体清除后重复使用，不可清除内容的载体应按保密要求进行处置 。9.5.2对磁性载体每满2年，光盘每满4年进行一次抽样机读检验，抽样率不低于10%，如发现问题应及时采取恢复措施 。9.5.3对磁性载体上的归档电子文件，应每4年转存一次，原载体同时保留时间不少于4年 。9.5.4档案保管部门应定期将检验结果填入《归档电子文件管理登记表》（见附录A的表A.6）9.6迁移随着系统设备更新或系统扩充，应及时对归档电子文件进行迁移操作，并填写《归档电子文件迁移登记表》（见附录A的表A.7）9.7利用9.7.1归档电子文件的封存载体不应外借 。未经批准任何单位或人员不允许擅自复制电子文件 。9.7.2利用时应使用拷贝件 。9.7.3利用时应遵守保密规定 。对具有保密要求的归档电子文件采用联网的方式利用时，应遵守国家或部门有关保密的规定，有稳妥的安全保密措施 。9.7.4利用者对归档电子文件的使用应在权限规定范围之内 。9.8归档电子文件的鉴定销毁9.8.1归档电子文件的鉴定销毁，参照国家关于档案鉴定销毁的有关规定执行，且应在办理审批手续后实施 。9.8.2属于保密范围的归档电子文件，如存储在不可擦除载体上，应连同存储载体一起销毁，并在网络中彻底清除 。不属于保密范围的归档电子文件可进行逻辑删除 。9.9统计档案保管部门应及时按年度对归档电子文件的接收、保管、利用和鉴定销毁情况进行统计 。6，归档文件整理的整理原则 日常文件归档的基本原则是：及时归档，文件齐全、完整，分类准确 。整理方法：1、装订：归档文件应按件装订 。装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后 。2、分类：归档文件可以采用年度－机构（问题）－保管期限或保管期限－年度－机构（问题）等方法进行分类 。同一全宗应保持分类方案的稳定 。扩展资料：机关文件材料不归档范围是：（一）上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；（二）本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿；无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料；（三）同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料；（四）下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料 。参考资料来源：百度百科-文件归档遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用 。4 质量要求4.1归档文件应齐全完整 。已破损的文件应予修整，字迹模糊或易退变的文件应予复制 。4.2整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求 。7，我已经工作了人事部门最近整理档案发现我档案里只有大学的资既然这样的话，估计你的档案仅剩下你现在所有的 。高中所属教育局或招办仅存有你报考的档案，这不属于你的个人档案 。估计你的档案可能丢了有最后的文凭就好啦，要以前的有什么用 。上班之后几年，入团志愿书也会作废的 。你好，建议在整理干部人事档案时要按照《干部档案整理工作细则》的要求进行1、干部档案材料的鉴别，指的是对收集的材料进行审查，甄别材料的真伪，判定材料的保存价值，确定其是否属于干部档案的范围 。具体做法是：第一，判定材料是否应归入干部档案 。对不属于干部档案归档范围的或重复的材料，应清理处置 。有保存价值的文件可交本单位档案室保管 。比较重要的个人证件、文章，可退还本人 。其他材料应登记造册，履行规定程序后销毁 。第二，审查材料是否齐全完整 。主要查看政审和处分材料 。前者一般应包括审查结论、调查报告、上级批复、证明材料及本人的说明材料 。后者包括处分决定或免于处分的决定、调查报告、上级批复、个人检查或对处分的意见等 。对于头尾不清、时间不明的材料许调查核实后在归档 。第三，审查材料手续是否完备 。凡规定需要组织盖章的材料必须具有组织印章 。处分决定、组织鉴定等应有本人的签署意见或由组织证明经过本人见面 。不符合归档要求的材料须补办手续后再归档 。第四，鉴别工作中发现缺少的材料要及时登记并收集归档 。2、干部档案一般以人为单位进行装订 。要求有档案盒和卷内目录，案卷盒封面上须标明档案人的姓名、籍贯、档案号 。在材料左侧打孔装订并保持左下侧对齐 。8，归档文件整理规则主要体现出哪些特点举例说明 归档文件整理规则DA/T22-2000中华人民共和国国家档案局2000-12-06批准2001-01-01实施1 范围本标准规定了归档文件整理的原则和方法 。本标准适用于各级机关、团体和其他社会组织 。2 定义本标准采用下列定义 。2.1归档文件立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料 。2.2归档文件整理将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程 。2.3件归档文件的整理单位 。一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册(本)为一件，来文与复文可为一件 。3 整理原则遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用 。4 质量要求4.1归档文件应齐全完整 。已破损的文件应予修整，字迹模糊或易退变的文件应予复制 。4.2整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求 。5 整理方法5.1装订归档文件应按件装订 。装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后 。5.2分类归档文件可以采用年度—机构(问题)—保管期限或保管期限—年度—机构(问题)等方法进行分类 。同一全宗应保持分类方案的稳定 。5.2.1按年度分类将文件按其形成年度分类 。5.2.2按保管期限分类将文件按划定的保管期限分类 。5.2.3按机构(问题)分类将文件按其形成或承办机构(问题)分类(本项可以视情况予以取舍) 。5.3排列归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等排列 。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列 。5.4编号归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号，在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容 。归档章设全宗号、年度、保管期限、件号等必备项，并可设置机构(问题)等选择项(见图A1 。图中“*”号栏为选择项，不选用时无须设置 。以下同)5.4.1全宗号：档案馆给立档单位编制的代号 。5.4.2年度；文件形成年度，以四位阿拉伯数字标注公元纪年，如1978 。5.4.3保管期限：归档文件保管期限的简称或代码 。5.4.4件号：文件的排列顺序号 。件号包括室编件号和馆编件号，分别在归档文件整理和档案移交进馆时编制 。室编件与的编制方法为：在分类方案的最低一级类目内，按文件排列顺序从“1”开始标注 。馆编件号按进馆要求标注 。5.4.5机构(问题)：作为分类方案类目的机构(问题)名称或规范化简称 。5.5编目归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录 。5.5.1归档文件应逐件编目 。来文与复文作为一件时，只对复文进行编目 。归档文件目录设件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目(见图A2) 。5.5.1.1件号：填写室编件号 。5.5.1.2责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者 。5.5.1.3文号：文件的发文字号 。5.5.1.4题名：文件标题 。没有标题或标题不规范的，可自拟标题，外加“〔〕”号 。5.5.1.5日期：文件的形成时间，以8位阿拉伯数字标注年月日，如19990909 。5.5.1.6页数：每一件归档文件的页数 。文件中有图文的页面为一页，。5.5.1.7备注：注释文件需说明的情况 。5.5.2归档文件目录用纸幅面尺寸采用国际标准A你好！你的这个问题可以先查一下国家档案局在2009年颁发的八号令，它对以件为单位的档案如何整理及其规则做了系统的规定 。如果说主要体现在哪些特点，这个很难说，只有你具体操作了之后才会有一个感性的认识 。总之，以卷为单位的档案分永久、长期、短期，一般其目录号对应为1，2，3，但你说的以件为单位的档案分为永久，30年，10年，对应目录号为1，4，5，还有一些以件为单位的文件目录打法在八号令中查查，很多规定了 。你好！你的这个问题可以先查一下国家档案局在2009年颁发的八号令，它对以件为单位的档案如何整理及其规则做了系统的规定 。9，电脑文件管理几条小技巧有哪些 在电脑的内部，在电脑的桌面上，在“资源管理器”中，充斥着无序与混乱,这种虚拟的混乱极大地影响了电脑的性能和我们办公的效率，当大家面临这个问题时，通常认为硬盘空间又不够了，电脑性能又不跟不上了，需要再换一台新的电脑了 。事实上，我们真正需要的是坐下来，好好花时间将电脑里的文件真正管理起来，会为自己日后省下更多的时间 。文件管理的真谛在于方便保存和迅速提取，所有的文件将通过文件夹分类被很好地组织起来，放在你最能方便找到的地方 。解决这个问题目前最理想的方法就是分类管理，从硬盘分区开始到每一个文件夹的建立，我们都要按照自己的工作和生活需要，分为大大小小、多个层级的文件夹，建立合理的文件保存架构 。此外所有的文件、文件夹，都要规范化地命名，并放入最合适的文件夹中 。这样，当我们需要什么文件时，就知道到哪里去寻找 。这种方法，对于相当数量的人来说，并不是一件轻松的事，因为他们习惯了随手存放文件和辛苦、茫无头绪地查找文件 。下面，我们将帮你制订一套分类管理的原则，并敦促您养成好的文件管理习惯 。以下是我们总结出的一些基本技巧，这些技巧并不是教条，可能并不适合你，但无论如何你必须要有自己的规则，并坚持下来，形成习惯 。一、发挥我的文档的作用有很多理由让我们好好地利用“我的文档”，它能方便地在桌面上、开始菜单、资源管理器、保存/打开窗口中找到，有利于我们方便而快捷地打开、保存文件 。我们可以利用“我的文档”中已有的目录，也可以创建自己的目录，将经常需要访问的文件存储在这里 。至于“我的文档”存储在C盘，在重装系统时可能会误删除的问题，可以在非系统盘建立一个目录，然后右击桌面上的“我的文档”，选择“属性” 。在弹出的“我的文档属性”窗口中，单击目标文件夹下的“移动”按钮，然后在新的窗口中指定我们刚创建的文件夹 。重装系统后再次执行以上操作，再重新指向此文件夹即可，即安全又便捷 。小提示：如果你使用Windows 2000/XP，则移动“我的文档”文件夹时，其下的所有文件会自动移过去，但如果你使用Windows9x，则需要手工将C:MyDocuments下的所有文件手工移到新指定的文件夹中，否则可能会丢失数据 。二、建立最适合自己的文件夹结构文件夹是文件管理系统的骨架，对文件管理来说至关重要 。建立适合自己的文件夹结构，需要首先对自己接触到的各种信息、工作和生活内容进行归纳分析 。每个人的工作和生活有所不同，接受的信息也会有很大差异，因此分析自己的信息类别是建立结构的前提 。比如，有相当多的IT自由撰稿人和编辑就是以软件、硬件的类别建立文件夹;而很多老师，就是以自己的工作内容比如教学工作、班主任工作建立文件夹 。同类的文件名字可用相同字母前缀的文件来命名，同类的文件最好存储在同一目录，如图片目录用image，多媒体目录用media，文档用doc等等，简洁易懂，一目了然，而且方便用一个软件打开 。这样，当我们想要找到一个文件时，能立刻想到它可能保存的地方 。三、控制文件夹与文件的数目文件夹里的数目不应当过多，一个文件夹里面有50个以内的文件数是比较容易浏览和检索的 。如果超过100个文件，浏览和打开的速度就会变慢且不方便查看了 。这种情况下，就得考虑存档、删除一些文件，或将此文件夹分为几个文件或建立一些子文件夹 。另一方面，如果有文件夹的文件数目长期只有少得可怜的几个文件，也建议将此文件夹合并到其他文件夹中 。四、注意结构的级数分类的细化必然带来结构级别的增多，级数越多，检索和浏览的效率就会越低，建议整个结构最好控制在二、三级 。另外，级别最好与自己经常处理的信息相结合 。越常用的类别，级别就越高，比如负责多媒体栏目的编辑，那多媒体这个文件夹就应当是一级文件夹，老师本学期所教授的课程、所管理班级的资料文件夹，也应当是一级文件夹 。文件夹的数目，文件夹里文件的数目以及文件夹的层级，往往不能两全，我们只能找一个最佳的结合点 。五、文件和文件夹的命名为文件和文件夹取一个好名字至关重要，但什么是好名字，却没有固定的含义，以最短的词句描述此文件夹类别和作用，能让你自己不需要打开就能记起文件的大概内容，能就是好的名称 。要为电脑中所有的文件和文件夹使用统一的命名规则，这些规则需要我们自己来制订 。最开始使用这些规则时，肯定不会像往常一样随便输入几个字那样轻松，但一旦你体会到了规则命名方便查看和检索的好处时，相信你会坚持不懈地执行下去 。另外，从排序的角度上来说，我们常用的文件夹或文件在起名时，可以加一些特殊的标示符，让他们排在前面 。比如当某一个文件夹或文件相比于同一级别的来说，要访问次数多得多时，笔者就会在此名字前加上一个“1”或“

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