1、建立、健全立卷归档制度，确立归档范围、归档时间、保管期限（保管期限分永久保存、保存10年、3年、1年等）；注明文件的版本号 。
2、对遗缺不全的文件资料，采取不同措施，积极收集齐全 。
3、及时催办理完毕的文件上交回收，在检查齐全后整理立卷归档 。
二、文件归档立卷：
1、区分全宗，确定立档单位 。
2、分类：依据文件资料来源、时间、题目、内容、字母顺序分成若干层次和类别 。
分类除按大类外，同时按部门、是否保密、保密程度来分 。
（1）大类分为：
质量文件：A 。
技术文件：B 。
制度／规定：C 。
D 。
档案：E 。
合同：F 。
（2）部门拼音缩写：
采购部：CG，生产技术部：SJ，仓储部：CC，品管部：PG，研发部：YF，LED事业部：NE，产品部：CP，项目部：XM，客户服务部：KF，灯杆分厂：DG，表面分厂：BM，庭院灯分厂：TY，装配分厂：ZP，销售部：XS，营销办：YX 。
设备维修部：SB，财务：CW，综合办：ZH，华体安装公司：AZ，昆明办事处：KM，重庆办事处：CQ，陕西办事处：SX，广西办事处：GX，贵阳办事处：GY 。
（3）保密用Y表示，非密级则用N表示 。
（4）密级：绝密：AS，机密：CS，秘密：PS，无：OP 。
（5）编码原则：编码共为十二位数，文件资料大类、部门前两位拼音缩写、是否保密、密级程度、年份、流水号 。
如综合办2010年某份制度编码为：SZHNOP100001 。
3、归档前将资料分类，分组放置在待办卷宗内 。
4、案卷排列：立卷按永久、长期、短期分别组卷，卷内文件把正文、底稿、附件请示和批复放在一起，编制案卷目录和案内目录 。
5、整理案卷，使之厚度适宜，控制在25px至50px之间，材料过窄应加衬边；材料过宽应折叠整齐；字迹难辨认的，应附抄件；以每一案卷端正书写标题 。
6、对所有公司文件资料系统排列，确定保管期限，编制文件资料目录（卡片），按一定次序排列和存放 。
7、每年对文件资料进行一次清理，清除不必要保存的材料；对破损和褪色的材料进行修补和复制 。
8、对文件资料的收进和移出、案卷数量、利用等情况进行统计，并定期上报主管部门 。各部门文件管理员应定期（每月两次，分别于月初、月中）报送相关资料至文控专员 。
9、公司文件资料保管期限分永久、长期、短期三种 。介于两种保管期限的，保管期限从长 。对保管期限已满的文件资料依据有关规定进行鉴定销毁 。
【文员是做什么的不会电脑可以做文员吗 文员是做什么的】10、公司应采取严密管理措施，防止文件资料失密和泄密 。
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