成堆的有用无用的纸、杂乱无章的书籍和办公用品散落在各处，这就是我们办公桌上的一般情形 。在电脑的内部，在电脑的桌面上，在“资源管理器”中，也同样充斥着无序与混乱 。这种虚拟的混乱极大地影响了电脑的性能和我们办公的效率，当许多人面临这个问题时，认为硬盘空间又不够了，电脑性能又不跟不上了，需要再换一台新的电脑了 。事实上，我们真正需要的是坐下来，好好花时间将电脑里的文件真正管理起来，会为自己日后省下更多的时间 。
文件管理的真谛在于方便保存和迅速提取，所有的文件将通过文件夹分类被很好地组织起来，放在你最能方便找到的地方 。解决这个问题目前最理想的方法就是分类管理，从硬盘分区开始到每一个文件夹的建立，我们都要按照自己的工作和生活需要，分为大大小小、多个层级的文件夹，建立合理的文件保存架构 。此外所有的文件、文件夹，都要规范化地命名，并放入最合适的文件夹中 。这样，当我们需要什么文件时，就知道到哪里去寻找 。这种方法，对于相当数量的人来说，并不是一件轻松的事，因为他们习惯了随手存放文件和辛苦、茫无头绪地查找文件 。下面，我们将帮你制订一套分类管理的原则，并敦促您养成好的文件管理习惯 。以下是我们总结出的一些基本技巧，这些技巧并不是教条，可能并不适合你，但无论如何你必须要有自己的规则，并坚持下来，形成习惯 。
第一招 发挥我的文档的作用
有很多理由让我们好好地利用“我的文档”，它能方便地在桌面上、开始菜单、资源管理器、保存/打开窗口中找到，有利于我们方便而快捷地打开、保存文件 。我们可以利用“我的文档”中已有的目录，也可以创建自己的目录，将经常需要访问的文件存储在这里 。至于“我的文档”存储在C盘，在重装系统时可能会误删除的问题，可以在非系统盘建立一个目录，然后右击桌面上的“我的文档”，选择“属性” 。在弹出的“我的文档 属性”窗口中，单击目标文件夹下的“移动”按钮，然后在新的窗口中指定我们刚创建的文件夹 。重装系统后再次执行以上操作，再重新指向此文件夹即可，即安全又便捷 。
提示
如果你使用Windows 2000/XP，则移动“我的文档”文件夹时，其下的所有文件会自动移过去，但如果你使用Windows 9x，则需要手工将C:My Documents下的所有文件手工移到新指定的文件夹中，否则可能会丢失数据 。
第二招 建立最适合自己的文件夹结构
文件夹是文件管理系统的骨架，对文件管理来说至关重要 。建立适合自己的文件夹结构，需要首先对自己接触到的各种信息、工作和生活内容进行归纳分析 。每个人的工作和生活有所不同，接受的信息也会有很大差异，因此分析自己的信息类别是建立结构的前提 。比如，有相当多的IT自由撰稿人和编辑就是以软件、硬件的类别建立文件夹;而很多老师，就是以自己的工作内容比如教学工作、班主任工作建立文件夹 。
同类的文件名字可用相同字母前缀的文件来命名，同类的文件最好存储在同一目录，如图片目录用image，多媒体目录用media，文档用doc等等，简洁易懂，一目了然，而且方便用一个软件打开 。这样，当我们想要找到一个文件时，能立刻想到它可能保存的地方 。
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