怎样编辑电子文档 怎样编辑电子文档发送微信( 二 )


③ 变动变量:就诊年龄,记录修改的变量 。
④ 原值:61岁,记录变量修改前的结果 。
⑤现值:59岁 , 记录变量修改后的结果 。
变动原因:
⑥变动原因:李明的身份证年龄比实际年龄大2岁,61岁是根据身份证号计算出来 。
当对“首次就诊年龄”变量的准确性产生质疑时 , 通过点击“首次就诊年龄”旁的“留痕记录”icon,查看历次留痕 。该方法为判断该结果的准确性提供了一种获取信息的途径 。
三、典型应用场景数据留痕记录下数据变动的全过程,提供了查找错误的入口 。典型的应用场景包括重要文档修改、重要业务流转过程等 。
场景一:电子文档修改在企业内部,重要的文档、客户信息、费用信息经过首次校验后,数据保存至系统中 。由于合同变更、客户信息更新、劳务合同修订等原因,需要调整原始纸质数据,同时更新系统中数据 。
重要的电子文档具有重要程度高、数据使用频率低的特点 。
例如 , CRM系统中记录了大客户的资料,这些客户为公司创造了营收 , 所以大客户数据至关重要 。可能会因为业务方人员变更、采购量发生变化等原因,公司需要更新客户资料 。但是业务方人员变更或采购量的变化 , 这些事情该生的概率都比较低 。
正是由于这种特点,数据被修改后至再次被使用时,极可能经历较长时间 。此时人脑记忆变得模糊,当模糊的记忆与系统记录的数据不一致时,对系统的数据准确性产生质疑 。问题严重时 , 为避免造成损失,企业可能会暂停与该数据相关的业务 。
例如 , 采购经理记忆中合同额是300万,但是系统中显示的是310万 , 纸质合同也显示结果是310万 。由于“300”和“310”具有高度相似性,所以导致了本次的记忆混淆 。
数据留痕记录了合同额的变化过程,“2021.1.3日 首次签订合同,金额200万;2021.2.15 补签两年期维保合同,金额110万” 。采购经理将维保合同的金额记为100万 。如果未发现该错误,财务就会少打款给供应商,来回沟通造成货物供应迟滞,进而耽误了生产进度 。
电子文档中相似的数字,相近含义的文案,都容易让人记忆混淆 。数据留痕提供了一条重要的获取信息的途径,结合其他信息,便于找到准确结果 。
场景二:流程留痕企业会为重要且高频的业务建立业务流程 , 从而让重要业务在无人管理的情况下正常运行 。当业务需求发生变更时,为了保证系统数据与实际情况一致,就需要更新业务流程信息 。
例如,公司完成项目立项流程以后,新项目进入实施阶段 。运行过程中发现 , 由于最开始的调研时间有限,对于客户的需求挖掘深度不够 。为了保证项目能够达到客户要求,对项目范围、项目完成时间和里程碑节点做出调整 。系统同步发生修改 。
业务流程完成以后,很多流程基本不会被再次打开;再次打开时,流程可能已经结束很长时间 。此时很有可能对项目过程记忆模糊,对系统记录的信息产生质疑 。问题严重时,当再次发生该类项目时,可能产生错误的项目评估 。
例如,技术经理记忆中该项目的持续时间是3个月 。但是系统中却显示从开始时间到结束时间,持续了6个月时间 。由于技术经理前期参与项目较多 , 后期参与较少,对于项目的结束时间产生了记忆错误 。
流程留痕记录了流程的变化过程,“2021.7.15日 项目变更项目范围 预计项目结束日期为2021.12.1;变更原因:项目前期调研时间紧张,未充分调研” 。如果未发现该错误,下次需要评估同类型项目时,就有可能评估不准确,造成项目延期,有可能面临违约赔偿 。

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