因此，对于每一轮次的竞争性谈判内容尤其是谈判结论，谈判小组最好当场形成纪要并经双方签字确认，让口头谈判的结果形成书证，这对参加竞争性谈判的采供双方无疑有百利而无一害 。如果谈判中涉及谈判文件有实质性变动的，谈判小组应当以书面形式通知所有参加谈判的供应商，并以书面修改或补充后的谈判文件条款与各单一供应商进行新一轮谈判 。
招投标时碰到竞争性谈判，流程是什么，怎么应对？
竞争性谈判是政府采购货物和服务时经常采用的一种采购方式 。但是采购实务中往往容易与公开招标、邀请招标或单一来源采购模式相混淆 。笔者根据近几年来从事市政园林土建工程建设项目评标和政府性投资工程建设项目的合同备案审查工作的实践感受，略述竞争性谈判的几个要点与难点，谨以此以飨读者 。竞争性谈判方式的适用情形：公开招标是政府采购的主要方式 。
因特殊情况需要采用公开招标以外的采购方式的，应当在采购活动开始前获得政府采购监管部门批准 。《政府采购法》第三十条规定以下四种法定情形适用于竞争性谈判：一是压缩采购周期，满足紧急需求，采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的 。二是采购标的技术复杂或性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的，需要通过谈判予以明确 。
三是采购标的价格构成难以把握，不能预先计算价格总额，需要谈判竞价 。四是招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的可以依法采用竞争性谈判方式采购 。法规对前三种适用情形表述简明易懂 。应该引起特别关注的是第四种法定情形，当出现此种情形而采用竞争性谈判时，有两个重要环节应引起重视：其一，采购人或采购代理机构必须终结招标采购程序，向监管部门申请获准后才能按照竞争性谈判的方式组织采购活动 。
其二，在实施竞争性谈判采购过程中，响应竞争性谈判文件要求的合格供应商不足三家时怎么办？相关法规并无明确规定 。当有两家合格供应商参加时，应该可以组织竞争性谈判活动，因其仍然具有“竞争性”；但当只有一家合格供应商时，则不宜继续进行竞争性谈判程序 。否则，竞争性谈判则成了单一来源采购，即使确实需要改为单一来源采购，采购人或采购代理机构也应终结竞争性谈判程序，向监管部门申请获准后再按单一来源采购的方式组织采购活动 。
谈判并非就是讨价还价 。竞争性谈判究竟谈什么？实务中多数采购人或采购代理机构往往偏重成交价的洽谈，有的干脆把谈判过程简化成三轮报价或多轮报价 。其实，价格谈判只是竞争性谈判的内容之一 。采购人采购的货物或服务的规格要求、质量标准、技术构成、指标参数、交付期限、售后服务以及合理价位等因素，都是相关法律法规明确列入谈判范围的实质性内容 。
竞争性谈判的出发点就是为了让采购人与供应商就双方共同关注的诸多实质性条款达成共识 。只有通过对诸多实质性事项进行详尽的竞争性谈判，才能把“技术复杂或性质特殊、不能确定详细规格或具体要求”、“不能事先计算出价格总额”以及“招标所需时间不能满足用户紧急需要”等诸多疑难问题迎刃而解，才能帮助采购人优选成交供应商并最终实现采购目标 。
在竞争性谈判中，谈判小组千万不要受法律条款中“在确定中标人之前，招标人不得与投标人就投标价格、投标方案等实质性内容进行谈判”的干扰，否则，就可能因适用法律条款不当而影响竞争性谈判的效果 。谈判坚持同一标准：一是接受邀请参加竞争性谈判的供应商资格条件必须坚持同一标准 。《政府采购法》明确规定了供应商参加政府采购活动应具备的一般条件，采购人也可以根据采购项目的特殊要求规定供应商必须具备的特定条件，但不得以不合理的条件对供应商实行差别待遇或歧视待遇 。
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