- 不要让某个部分空白 。要是某个条目上写着“在此输入”，那就太不专业了 。如果有些部分你不想填写，要记得把整个条目都删掉 。
2.4按照你的需要，对模版进行微调 。
虽然模版便捷，但你不必完全遵照 。你可以自由地调整模版中的项目，更好地符合公司要求和个人喜好 。
- 例：你很喜欢某个模版的样式，但是它的表头太长了，那么你可以删减多余部分，只要不破坏模版的整体结构，不对日程表产生负面影响 。
具体操作建议
3.1重要话题优先 。
安排会议日程时把最重要的话题放在最前面 。第一个重要性：会议前半部分，参会人员精力比较集中，在这段时间能高效地讨论完重要话题 。第二个重要性：以防会议提早结束或有些参会人员提早离会，确保他们在离开前讨论到重要话题 。
- 会议不可能完全按照计划中进行 。如果有些非关键话题在会议中没讨论到，你可以自己解决或留到下次会议 。不过，要是重要话题没讨论到 ， 则未能达成会议目标，这样的会议是失败的 。把最重要的话题放在最前面就能避免这种问题 。
3.2大体遵照会议日程 ， 但也要随机应变 。
会议中可能出现的一个严重问题就是超时 。员工普遍讨厌会议超时——这也可以理解，会议太长太无聊 ， 占用工作时间 。看钟表，把握会议进度 。在合适的时机礼貌地提醒：“如果想按时结束的话，我们应该进行下一个话题了 。”
- 会议不可能完全按照计划进行，所以当某一部分超出预计时间 ， 你应该相应地调整安排 。在有限的时间内尽量全面地涵盖日程表上的内容，也要随机应变 。例：某部分超时，就得缩短其他部分的时间，或删去不太重要的部分，保证按时结会 。（你可以在编写日程时把某些部分标注为“可选”，这样就能更好地控制时间 。）
3.3早点开始写日程 。
日程很重要，体现出你的专业性和你对参会人员的尊重 。所以要尽早开始，用足够的时间编写出高质量的会议日程 。
- 提早写日程还能让你有时间征询反馈 。把日程草稿给同事和主管看看，询问他们的意见，帮助你改正错误，添加必要的细节 。如果你到会议前最后一刻才写日程，那就没时间征询反馈了 。
- 一般的会议日程也许提前一天就能写好，但重要的会议可能要提前几周准备日程 。
3.4开会前把日程发放给参会人员 。确保每个参加会议的人都对会议讨论话题有基本的了解 。你可以打印很多份，亲自发放给他们，或者用邮件发电子版 。具体怎么做要依据公司文化 。总之在发放前要确保日程表没有技术性错误 。
- 根据会议的重要性 ， 提前1-2小时发放会议日程 。对于重要的会议，需要提前一天甚至更早发放 。
3.5因为大家都很忙 ， 你应该额外准备几份日程表备用，以防有人忘带 。
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