在市场经济下，合同是市场主体之间发生经济关系，进行生产、经营等活动的主要媒介，也是记载双方当事人权利、义务的有效凭证 。合同的签订一般包括三个阶段：一是前期酝酿阶段，双方就合同约定的主要内容、权利义务等细节进行协商、谈判，进行必要的调查，达成意向性的协议；二是起草文本阶段，双方就洽谈内容形成书面文本并就文本内容进行修改、完善；三是签字盖章阶段，即双方在达成一致的文本上签字确认 。合同的履行即合同双方对合同规定义务执行的过程，通常包括执行合同义务的准备、具体合同义务的执行以及义务执行的善后等 。故合同的签订、履行系有多个环节共同组成的动态运行过程，在合同文本上签字署名仅是其中完成形式要件的阶段，而为签订合同所做的准备工作包括调查、协商、谈判等相关工作均属于合同签订、履行的重要环节 。因此，判定是否属于签订、履行合同的行为不以是否在合同文本上签字署名为标准，而应当判断具体行为是否属于合同形成的必要阶段 。
如上所述，国家机关工作人员签订、履行合同失职被骗罪的时空条件要求行为人的失职行为必须发生在签订、履行合同的过程中 。当国家机关作为合同相对方时，一般安排具体的责任人员负责合同签订、履行中的相关工作 。作为国家机关利益的代表，相关责任人员在此过程中应当尽到足够谨慎的注意义务，严格审查合同签订之真伪，如认真调查了解对方的资信、经营状况，认真审查对方提供的有关证件、证明，认真检查对方的实际履约能力、供货的质量、来源，等等 。这些工作都属于为签订、履行合同所作必要之准备，对合同签订、履约内容起到决定性作用 。
具体到本案中，被告人王琦筠为景湖人家安置小区筹建小组负责人，被告人闵卫庚为筹建小组成员，全面负责安置小区的现场管理、矛盾协调等工作 。二人行为具体可以分为两个阶段：第一阶段，2010年9月至2011年6月，王琦筠等二人在负责安置小区高层住宅楼房电梯采购过程中，统计、审核电梯停靠层数，因马虎草率，未与建筑施工图进行核对，将实际为二层地下室统计成一层地下室，并将据此拟定的采购电梯申请上报给宜兴市财政局进行电梯采购的招投标 。后根据该错误的数据，新庄街道与金刚公司签订了第一份电梯供需合同 。第二阶段，2012年10月至案发时，金刚公司进行电梯安装准备工作时，发现电梯层数错误并通知新庄街道，同时虚构事实、隐瞒真相，发函给电梯生产商东芝公司，明确已经排产的一台电梯暂停发货，改造增层后再发货并与东芝公司签订销售变更协议后，仍向新庄街道谎称全部电梯已经生产，均需要支付增层改装费共计500余万元 。新庄街道继续委派被告人王琦筠等二人负责电梯改装费补偿的商谈工作 。在商谈中，金刚公司提供了伪造的东芝公司电梯改造报价清单及支付改装费300万元的银行电子交易回执，并安排所谓的东芝公司工作人员到场见证，王琦筠等本应对电梯改装费用、工作人员身份情况与电梯生产商东芝公司进一步核实，且在客观条件允许的情况下，对金刚公司提供的所谓清单、回执、人员等真实性未加核实，轻信其一面之词，即向新庄街道作了汇报，测算出改装费用，2013年6月新庄街道以王琦筠、闵卫庚商谈、测算的数据为准与金刚公司签订了补充合同，并最终被骗73万余元 。
本案中的最终损害后果为新庄街道损失73万余元，而造成该损害结果的原因包括：（1）被告人王琦筠等第一次在电梯申报过程中因工作不负责任导致电梯层数统计失误；（2）因王琦筠等统计错误使得金刚公司有机可乘，并趁机诈骗；（3）王琦筠等人在与金刚公司商谈电梯改装费用时未认真审核，新庄街道基于王琦筠等的汇报情况签订补充合同，并最终被骗国家财产的重大损失系由王琦筠等人的玩忽职守行为与金刚公司的诈骗行为共同导致的，且金刚公司的诈骗行为应被追究刑事责任 。王琦筠等人在为签订第一份电梯供需合同做基础测算、统计数据过程中未尽到应尽职责，在履行合同过程中并为签订第二份电梯增层改造的补充合同做协商、洽谈、审核工作时严重不负责任，其虽未代表新庄街道在最终合同文本上签字署名，但不能否认其工作内容对最终订立的合同起决定性作用，失职行为发生在合同的签订、履行过程中，应当构成国家机关工作人员签订、履行合同失职被骗罪 。
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