第二条基建工程档案是重要的工程技术资料，是工程项目建设情况的历史凭证，是工程项目建成投入使用后，管理、维修、改建、扩建的依据 。
第三条移交厦门市城建档案馆、学校档案馆和物业管理部门的工程档案根据厦门市城建档案馆、学校档案馆和物业管理部门的要求进行整理并办理移交手续，基建处内部的工程档案管理适用本办法 。
第二章管理体制
第四条基建工程档案工作接受厦门市城建档案馆和学校档案馆的业务指导，实行统一领导、两级管理、部门立卷的管理体制，由工程档案资料管理员专门负责管理工程档案资料 。
第五条基建工程档案工作是基建管理工作的重要组成部分，纳入基建管理工作计划和工作业绩考核内容 。基建处指定1名副处长分管档案工作，协调各职能科室（综合计划科、施工管理科、造价组）负责人按本办法的规定和分工做好所在科室归档材料的收集、整理等有关工作 。综合计划科设专人作为工程档案资料管理员 。
第六条工程档案资料管理员的职责是：
（一）贯彻执行国家档案法规和学校档案工作管理办法，努力学习档案工作专业知识，忠于职守，认真做好工程档案管理工作 。
（二）严格按本办法规定，认真落实工程档案的收集、整理、立卷、保管、利用等方面的工作 。
（三）负责或协助有关单位向城建档案馆、学校档案馆移交工程档案资料，并做好基建处档案资料的归档工作 。
（四）负责基建处档案和工程资料的保管、安全、保密和提供利用 。
（五）定期检查档案装具及案卷的保管情况，防止虫蛀、鼠咬和霉变情况发生，发现问题及时整改 。
（六）参加与档案管理相关的各种检查、评比和业务培训工作 。
第七条工程档案管理按项目分阶段进行，各项目工程应在竣工验收之日起3个月内向厦门市城建档案馆、学校档案馆和物业管理部门移交档案资料，同时应做好基建处的工程档案资料归档工作，归档之前由各职能科室负责收集、管理，归档后由工程档案资料管理员负责整理、管理 。
第三章档案分类及内容
第八条根据基建处的科室设置和工作安排，将基建工程档案分为基建手续、招标管理、合同管理、竣工资料、竣工图纸、结算资料、图纸电子文件等七部分 。
基建手续是指从基建项目提出到竣工财务结算并作固定资产移交过程中需要向教育主管部门、地方政府相关职能部门办理的各种手续 。具体包含的材料详见附件一《厦门大学基本建设项目工程档案资料汇总（基建手续篇）》 。
招标管理的档案资料包含从招标项目提出到招标结束发放中标通知书过程中根据学校招标、采购管理规定形成的各种批文、文件等资料 。招标项目包含咨询服务、勘察设计、工程监理、工程施工、设备及材料采购等 。各招标项目的档案资料内容详见附件二《厦门大学基本建设项目工程档案资料汇总（招标管理篇）》 。
合同管理的档案包含从基建项目提出到竣工财务结算并作固定资产移交过程中形成的合同、协议、补充协议等资料 。各合同的档案资料必须包含合同或协议审批文件、合同或协议、审计结果等 。
竣工资料是指项目下各合同用于结算的相关材料，具体包含开工报告、竣工验收报告、设计变更、图纸会审纪要、材料设备签认单、现场签证单、工程联系单、工程洽商单和其他按规定需要归档的其他资料 。
竣工图纸是工程竣工后项目实际施工情况的真实反映，包含建筑、结构、电气、给排水、暖通、消防、人防等各专业图纸，设计变更部分必须在竣工图上以工程绘图和文字说明的形式标注，附设计变更、工程联系单的编号 。
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