结算资料是指除竣工资料、竣工图纸以外的其他用于结算的资料 。
图纸电子文件是指项目设计的CAD电子版设计文件，包含总图、建筑、结构、给排水、电气、暖通等专业的设计文件 。
第四章档案收集和移交
第九条工程档案的收集是工程档案管理工作的基础，必须按本办法第八条规定的分类办法及要求的内容进行认真收集 。
第十条工程档案的收集是基建处各职能科室和全体干部职工共同的责任，必须提高档案意识，认识到工程档案的重要性，齐心协力把归档材料收集齐全 。
第十一条基建手续档案资料的收集由综合计划科负责手续办理的有关人员负责 。分管处领导、综合计划科负责人进行检查、落实 。
第十二条招标管理档案资料的收集由综合计划科负责招标的有关人员负责 。分管处领导、综合计划科负责人进行检查、落实 。
第十三条合同管理档案资料的收集由综合计划科负责合同管理的有关人员负责 。分管处领导、综合计划科负责人进行检查、落实 。
第十四条竣工资料档案的收集由施工管理科项目管理组负责，分管处领导、施工管理科负责人进行检查、落实 。
第十五条竣工图纸的收集由施工管理科项目管理组负责，分管处领导、施工管理科负责人进行检查、落实 。
第十六条结算资料的收集由造价组负责，分管处领导、造价组负责人进行检查、落实 。
第十七条图纸电子文件的收集由综合计划科负责设计管理的有关人员负责 。分管处领导、综合计划科负责人进行检查、落实 。
第十八条负责各类档案资料收集管理的有关人员、科室应按本办法第七条规定的时间主动向工程档案资料管理员移交相关档案资料，同时工程档案资料管理员也必须及时了解工程项目进展情况，督促有关人员或科室及时移交归档材料 。工程档案资料管理员应根据本办法对移交的档案资料进行认真检查验收，对不符合要求的要提出明确的整改意见，问题突出的应及时向综合计划科负责人、分管副处长报告，及时协调解决 。
第十九条工程档案资料管理员在接收归档材料时，必须认真办理移交手续 。
第五章整理与立卷
第二十条工程档案的整理是工程档案管理的研究性工作，必须严格按本办法及附件的规定，认真筛选，注意保持工程项目建设的自然规律和完整性，保持材料之间的有机联系，保持材料的系统性和不同特点 。
第二十一条工程档案资料的整理分为初步整理和归档整理，初步整理由分类档案收集人负责，即基建手续资料按附件一进行整理，招标管理资料分招标项目按附件二进行整理，合同管理资料按附件三进行整理，竣工资料和竣工图按厦门市城建档案馆、学校档案馆的有关规定进行整理，结算资料由造价组根据项目情况进行整理 。归档整理由工程档案资料管理员负责对各收集人提交的资料进行系统性、完整性整理 。
第二十二条档案材料经过归档整理后应进行立卷，立卷资料分为基建手续篇、招标管理篇、合同管理篇、竣工资料篇、竣工图纸、结算资料、图纸电子文件等七部分，并进行装订或使用专用的装具装好，注明工程项目名称，存放在专用的柜子里，建立归档材料检索，取放方便 。
第六章保管与利用
第二十三条工程档案的保管以防潮、防蛀、延长使用寿命和便于利用为原则，应满足以下保管条件：
（一）配置专用的档案室和符合档案保管要求的装具；
（二）配置除湿、防虫、消防、防盗设备；
（三）所需经费列入事业开支，统一管理 。
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