3. 培养爱岗敬业精神
施工资料工作人员专业素养和能力是做好施工资料最基本的前提 。建筑项目通常由于工期长、涉及范围广以及各单位分部、分项、检验、审批等工作项目繁多，导致施工资料整理、编制比较繁琐，基于施工资料及时、真实、准确、完整的根本要求，对施工资料工作人员要求除具备专业能力胜任工作外，必须对工作认真、负责，做到一丝不苟，这是对工程管理人员和资料员的基本要求，培养其爱岗敬业的精神显得尤为重要 。
4. 确保施工资料的及时有效和真实准确
施工资料必须按照建筑工程进度进行及时收集、整理，并坚持真实记录，杜绝对原始记录采用"后补"造假 的做法，实现施工资料对建筑工程质量的有效体现功能 。准确性是做好工程技术资料的核心，分项工程评定等工作的填写必须规范化，保证填写内容详细具体，同时技术资料的整理编制必须完整，保证施工资料的系统性和完整性 。
施工单位工程资料的收集与整理
分包单位资质报审表 。当对需要分包工程涉及到时，总承包单位提交的、监理工程师审查、总监理工程师签署意见的指令文件 。
图纸会审记录 。参加的单位有建设单位组织，施工、监理、设计、地勘等，由施工单位会后整理，最终对施工图纸的审查记录形成 。
设计变更通知单 。工程施工过程中为使设计和施工质量得到保证，从而对工程设计、纠正设计错误以及满足现场条件变化等完善而进行的设计修改工作 。一般有原设计单位出具的设计变更通知单和由施工单位征得由原设计单位同意的设计变更联络单两种是主要形式 。
隐蔽工程验收记录 。隐蔽工程完工后建设方给承包方的工程量开具的证明 。
工程定位测量记录 。承包商对发包人(或其委托的单位)给定的原始控制基准点、控制基准线和控制标高等测量控制点进行复核，并将复测结果报监理单位进行报验，经监理单位批准后承包商据以进行测量放线，并填写测量放线记录 。
分项(分部、单位)工程质量验收记录 。工程质量验收记录由相应的级别的人员组织施工单位项目人员进行共同验收并签证;对分部工程及重要工程应有勘察、设计单位项目负责人参加验收 。
竣工图 。与原设计图变化不大的在原图纸上进行小范围的修补(依据设计变更);大范围的修改则应重新出图;竣工图由施工单位依据设计变更完成修补后，由施工单位加盖竣工图章，各责任单位负责人在竣工图章内签字认可 。
施工单位工程竣工报告 。单位工程完工后，由施工企业编写单位工程竣工报告，竣工内容包括：工程概况、项目完成情况;企业自评工程实体质量;企业自评施工资料完成情况;主要建筑设备、系统调试情况;安全和功能检测、主要功能抽查情况 。
工程竣工验收报告 。是指工程项目竣工之后，由建设单位组织设计、接收、施工、监理并有质量监督部门成立的专门验收机构，组织专家进行质量评估，验收结束后有相关部门签认的书面报告 。
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